院屬各有關(guān)單位：

    按照《中國科學(xué)院國際會議資助管理辦法(試行)》的規(guī)定，要求各受資助會議主辦單位在會議籌備、舉辦時積極與我局保持聯(lián)系，及時溝通，認(rèn)真做好重大和敏感問題的處理工作，同時要求對受資助的會議及時進(jìn)行認(rèn)真的總結(jié)。

    為進(jìn)一步加強(qiáng)對我院資助的國際會議的總結(jié)工作，更有效地鼓勵與支持我院所屬科研機(jī)構(gòu)爭辦、主辦高水平的國際會議，現(xiàn)對《關(guān)于對中國科學(xué)院主辦的國際會議進(jìn)行總結(jié)的通知》(已隨各會議資助清單下發(fā))提出以下補(bǔ)充要求：

    一、 注重會議總結(jié)材料的質(zhì)量

    各類會議總結(jié)應(yīng)該按照所建議的四個部分進(jìn)行撰寫，即：會議背景介紹、會議的具體情況、會議的產(chǎn)出、會議組織的經(jīng)驗(yàn)和建議。文字部分的字?jǐn)?shù)要求適當(dāng)放寬：一類國際會議為5000~7000字，二、三類國際會議3000~5000字，會議組織機(jī)構(gòu)、資助單位名錄，參會代表名錄以及大會或分會報告題目名錄等內(nèi)容不計(jì)入總結(jié)字?jǐn)?shù)；另附大會報告和討論的相關(guān)照片至少10張，其中應(yīng)有全體大會合影或大會會場全景照片。

    整個總結(jié)材料建議使用PDF格式上交，文字內(nèi)容與照片編排在同一文件內(nèi)，文件大小不超過8M的可以直接以電子郵件發(fā)送，超過8M的應(yīng)以光盤或其他存儲設(shè)備形式提交，同時歡迎提交與電子版本內(nèi)容完全相符的紙質(zhì)材料。

    二、按時提交總結(jié)材料

    按照上述要求完成的總結(jié)材料請務(wù)必于會議結(jié)束后1個月內(nèi)提交至國際合作局國際組織處。

    三、加強(qiáng)會議總結(jié)評估與管理

    受資助的會議承辦單位要督促會議組織者及時提交高質(zhì)量的會議總結(jié)報告。

    我局將在年末對合格總結(jié)材料進(jìn)行評估，對于提交優(yōu)秀會議總結(jié)材料的科研單位，將在下一年度的國際會議資助評審中予以優(yōu)先考慮。

    對不符合要求的總結(jié)材料，我局將在收到材料后10個工作日內(nèi)提出意見并退回修改，在退回后1個月內(nèi)仍未達(dá)標(biāo)者，視作會議總結(jié)不合格單位。同樣，未能在會議結(jié)束后1個月內(nèi)及時提交總結(jié)的單位，也將被視作會議總結(jié)不合格單位。會議總結(jié)不合格單位將被取消下一年度參加國際會議資助申請的資格。

    聯(lián)系人：龔海華

    電話：010-68597246/7275 傳真：010-68511095

    E-mail: hhgong@cashq.ac.cn

                                            國際合作局

                                            2007年7月27日